Funktionsbeskrivning

Dokiv är en unik portallösning som underlättar dokumentation, arkivering, kommunikation och samarbete för företag. Nedan finner du beskrivning av funktionerna och fakta om vad Dokiv kan göra.

 

 

Behörigheter

Super-användare och användare – I Dokiv finns två typer av användare, Super-användare och användare. Super-användare kan tilldelas olika typer av rättigheter och behörighetsklasser. Användare kan läsa information via portaler men inte göra ändringar. Alla super-användare kan kommentera på alla objekt de har tillgång till och fylla i formulär. Ni bjuder själva in super-användare till systemet. Alla som bjuds in får ett mejl med en länk där de ombeds att skapa ett eget lösenord.

Behörighetsklasser – För att begränsa åtkomst av ett dokument till vissa grupper kan behörighetsklasser skapas. Varje dokument kan kopplas till en behörighetsklass. Alla super-användare och kan läggas till i en eller flera behörighetsklasser. Det finns ingen begränsning på antal behörighetsklasser som kan skapas.

Lägga till information – Utifrån den information som ska lagras görs valet av hur den ska sparas. All information läggs i olika objekttyper. Varje objekttyp i Dokiv är specifikt anpassad för den information den ska bära. Objekttypen Album används för galleri av bilder, Anteckningar för att göra noteringar direkt i Dokiv, Projekt samlar flera objekt till ett övergripande projekt, i Kort kan du ladda upp filer med versionshantering osv. All lagrad information kan publiceras för åtkomst av andra.

Portaler – I Dokiv kan du skapa portaler för olika ändamål. Du bestämmer själv vilken information som ska finnas med i portalen. Du kan exempelvis skapa en utbildningsportal, verksamhetsportal, produktportal, orderportal osv. Du bestämmer vem som ska ha tillgång till informationen som styrs via användarroller eller grupper.

Kategorier – Med kategorier ser du till att skapa ordning och struktur i systemet. Du skapar enkelt kategorier efter eget önskemål. Du kan exempelvis ha en kategori för dokument och en för kunder osv. Du kan även ändra färg på dina kategorier.

Objekttyper

Objektegenskaper –  Gemensamt för alla objekt är att du kan dela filer upp till 2 GB. I Dokiv kan du kommentera varje enskilt objekt. I en samlad vy kan du enkelt se alla kommentarer. Super-användare och användare kan kommentera objektet. Du kan även ge alla objekt olika egenskaper som behörighet, status, kategori osv

Notes – Notes använder du för anteckningar eller “att-göra-listor”. Du kan dela en anteckning med andra Super-användare. användare kan ta del av informationen men kan inte redigera informationen.

Formulär – I Dokiv kan du skapa personliga formulär som kan delas och fylls i. När formulären är ifyllda skapar systemet automatiskt en rapport på alla svar. Användare kan delta i formulären eller checklistan. Läs mer om Dokivs formulär HÄR

Kort – När ett kort skapas ges det en lämplig titel och beskrivning för den information det ska lagra, där titel och beskrivning är sökbar. När kortet skapats kan du lägga till en fil. Varje gång kortet förändras sparas den som en ny version. Bevakare kan kopplas till kortet. Super-användare kan alltid granska tidigare versioner medan en användare endast kan se den senaste versionen. Ett kort kan kopplas till vilket objekt som helst i Dokiv.

Album – Album används då du vill lagra ett galleri av bilder, filmer eller andra filer med ett gemensamt ämne. Albumet har en vy för synliga bilder och en vy för dolda bilder. Av säkerhetsskäl kan enstaka bilder inte kan inte raderas från albumet, utan kan göras dolt med en knapptryckning.  Endast synliga bilder ses för gästanvändare samt vid en delning av albumet. Alla Super-användare med tillgång till albumet kan se och ladda ner filerna.

Projekt – Projekt skapas i syfte att hålla samman olika objekt till ett gemensamt projekt. Det ger en överskådlighet över de objekt som är kopplade till ett projekt. All information i ett projekt är sök- och spårbart. Ett projekt kan innehålla unik information såsom kontaktperson, budget, kontaktuppgifter mm. Ett projekt kan innehålla ett obegränsat antal delprojekt eller kopplas som ett sidospår till ett helt annat projekt.

Anteckningar – Anteckningar använder du för anteckningar eller “att-göra-listor” direkt i Dokiv. Alla standardanvändare med tillgång och rättigheter till objektet kan redigera i objektet. Gästanvändare kan ta del av informationen men kan inte redigera informationen.

Masterfil – Masterfil låter en användare checka ut filen och sedan checka in, innan någon annan kan checka ut igen. Självklart görs detta med full spårbarhet.

Keypass – Med keypass kan man enkelt hantera och dela informationen med högsta säkerhet. Du kan exempelvis skapa lösenord och pin koder för tillgång till informationen. Alla kopplingar går via SSL och krypteras i databasen.

Säkerhet

Aktivitet och logg – Dokiv spårar och loggar alla händelser som utförs om vem som gjort vad. Som användare kan du enkelt se alla händelser i aktivitetslistan och filtrera ut det som är mest intressant. I Dokiv är allt sök- och spårbart.

Inloggning – Som extra säkerhet kan en Super-användare eller användare bara vara inloggad på en enhet i taget. Byter du enhet från t.ex. en dator till en mobil loggas du ut från den nuvarande enheten.

Versionshantering – Dokiv håller automatiskt reda på versioner av ett informationskort genom att automatiskt sätta en ny version varje gång du laddar upp en fil eller ändrar informationen. På så sätt har alla du riktar dig till, endast den senaste och mest uppdaterade informationen. Ingen behöver längre fundera på vilken information som är aktuell.

Systemsäkerhet – Dokiv är en SAAS lösning med högsta säkerhetsstandard enligt dagens krav. Alla dina nedladdade filer krypteras enligt senaste teknik och kan endast läsas av Super-användaren samt de behöriga användarna. Dokiv är webbaserat och fungerar på alla webbläsare, mobiler och läsplattor. Backup sker varje dag helt automatiskt utan att du behöver tänka på något. Ditt Dokiv arkiv kommer hela tiden vara uppdaterat med maximal prestanda utan att ditt företag behöver sköta underhåll eller göra några återkommande investeringar i hård- och mjukvara.

Dela

Utkast, publicering och arkiv – Till en början är ditt informationskort eller album ett utkast. För att göra ett utkast tillgängligt och synligt för andra Super-användare eller användare i systemet, måste det publiceras. Av säkerhetsskäl kan en användare inte radera sina publikationer utan endast arkivera dem. På så sätt försvinner de från arbetsytan men är alltid sökbara i arkivet.

Delning via länk – För temporär och säker delning använder du en delningslänk. Länken kan skyddas med lösenord samt datummärkas för hur länge länken skall vara synlig. Du kan spåra antal klick på länken för total kontroll. Du kan dela ut filer på upp till 2 GB.

Fildelning – Dokiv har två säkra sätt att dela ut filer och information på, delningslänk för temporära delningar eller via en kundportal för återkommande användare.

Delning via portal – För återkommande kunder eller samarbetspartners kan en eller flera portaler skapas. Till portalen kopplas informationskort och album som återkommande medlemmarna kan se. All information som kopplas till en portal blir synlig för alla medlemmar oavsett behörighet. Som användare har du redan från början angivit vilka som har tillgång till en viss portal. Medlemmarna kan kommentera och ladda ned filer. Finns det av någon anledning olika behörighetsklasser bland medlemmarna skapas enkelt unika portaler beroende på behörighetsklass.

Påminnelse – I Dokiv finns möjligheten att skapa olika påminnelser som skickar mejl vid bestämda datum och tidpunkter. Alla behöriga i publikationen, bevakare eller medlemmar kommer att ta del av påminnelsen.

Hitta

Avancerad sökfunktion – Dokiv har en mycket avancerad sökmotor som kan söka på rubrik, tagg, kategori och beskrivning. Man kan söka på hela bokstavskombinationer eller endast en bokstav. Dokiv är blixtsnabbt och sökningarna kommer upp medan du skriver.

Tagg-filter och kategorier – Dokiv har ett avancerat tagg- och filtersystem. När en tagg läggs till, skapas ett filter automatiskt i menyn. Varje publikation kan även tillföras en kategori. Du kan lägga till obegränsat med taggar och kategorier.

Genvägar – Till din portal kan du lägga till genvägar med snabblänkar direkt till objekt i systemet. Du kan även snabblänka till andra webbplatser som du använder ofta. Du kan alltså ha genvägar i systemet och utanför systemet.

Appar

Appar och tilläggsmoduler- Utöver bas abonnemanget finns olika tillägg i form av appar. Appar för exempelvis kalender med bokningsmöjligheter för möten eller appar för automatisk länkning exempelvis till Dropbox är något som hela tiden utvecklas. Apparna lägger du själv till vid behov. På så vis kan du anpassa och och hela tiden lägga till nya funktioner till ditt Dokiv system.

Dokiv-Photo – smartphone-app – Till Dokiv finns även en dokumentations-app för Apple- och Android-mobiler. Med appen kan du förutom att fota och filma även läsa tilldelade grupper och skapa nya album. Ta foto eller video för att synka till systemet. Alla album du skapar med Dokiv-Photo kan verifieras med platsinformation, datum och tid. Appen fungerar även offline. Så snart du är i kontakt med internet igen synkroniserar appen med Dokiv och dina bilder hamnar på rätt plats.

Övrigt

Responsivt – Dokiv är en html-baserad applikation och därmed helt responsiv. Dokiv fungerar lika bra i din webbläsare på datorn som på din mobil eller läsplatta. Vyn anpassar sig helt efter storleken på skärmen.

Status – I systemet går det att välja olika status på publikationerna. På så sätt är det enkelt att filtrera bland alla kategorier eller skapa en bevakare via mejl som påminnelse.

Bevakare – För varje publikation av informationskort eller album kan det läggas till en bevakare. Bevakaren får statusuppdateringar via mejl när det skett en aktivitet i publikationen t.ex. att någon laddat upp en ny fil, editerat en kategori m.m. Det finns även en ”master-logg” där man kan se alla aktiviteter i hela Dokiv-systemet.

Dashboard – I Dokiv kan du skapa din skräddarsydda dashboard  med exempelvis, nyhetsflöde, information, snabbgenvägar osv. Din dashboard blir din självklara plattform för kommunikation.

Kommentarer – I Dokiv kan du kommentera alla objekt. Du kan även lägga till ett fält för meddelanden i din dashboard så att du hela tiden kan se de senaste kommentarerna.